Nič sa nestratí. Ako som po 15 rokoch zmenil svoje CAPTURE

Úvod

Zachytávanie nie je disciplína, je to systém.

Už približne 15 rokov žijem podľa princípov Getting Things Done od Davida Allena. Základné pravidlo je jednoduché: dostať všetko z hlavy do systému, ktorému dôverujem. Pravidlo som nezmenil a nezmením.

Čo som však zmenil, je spôsob, akým robím prvý krok celého procesu – CAPTURE. Pretože práve tam sa informácie najčastejšie strácajú. Viac ako zlá disciplína či lenivosť ma vždy brzdilo trenie: „kam to teraz zapíšem?", „z ktorého z dvanástich nástrojov to mám neskôr vytiahnuť?".

Dnes som postavil systém, ktorý toto trenie odstránil. Volá sa ViKi – môj osobný AI asistent a biznis partner, ktorý so mnou spracuje každý vstup, roztriedi ho a uloží presne tam, kam patrí. S jediným kľúčovým princípom:

Nič sa nestratí.

Kapitola 1 – Problém: viac INboxov, ako dokážem udržať

Denne ku mne prichádzajú vstupy z mnohých zdrojov:

📧 firemné aj súkromné e-maily,
📝 poznámky a myšlienky,
💡 nové nápady,
✅ úlohy,
📋 záznamy z meetingov a porád,
🎤 hlasové správy,
📷 fotografie tabúľ, vizitiek či dokumentov.

Toto všetko prichádza v rôznych formátoch a v rôznych časoch. A každý formát si kedysi žiadal iný spôsob zápisu. Klasický problém: niečo mi napadne v aute, indé na porade, ďalšie prepíšem z rukou písaného formulára – a medzi tým sa veci strácajú.

Dôležité zistenie: cieľom nie je všetko si pamätať. Cieľom je, aby sa nič nestratilo a aby ma správna informácia našla práve vtedy, keď ju potrebujem.

Kapitola 2 – Štyri nástroje, ktoré držia môj systém

Môj dnešný workflow stojí najmä na štyroch nástrojoch:

Nástroj	Úloha
📧 Gmail	Všetky firemné a súkromné e-maily
📅 Google Kalendár	Hlavná mapa – kde, kedy a s kým
✅ HubSpot	CRM, úlohy, tickety, projekty
🤖 Telegram + ViKi	Vyprázdnenie hlavy podľa princípu GTD – nápady, poznámky, úlohy, hlasovky, fotky, skeny…

Telegram s ViKi je „jediný predný vchod" do systému. Kamkoľvek práve príde informácia, stačí mi ju poslať ViKi do Telegramu – a od tej chvíle sa o ňu postará.

Vďaka tomu mám jeden capture kanál, nie desať.

Kapitola 3 – Čo ViKi vlastne robí (pre ľudí, nie pre technikov)

Predstavte si ViKi ako inteligentného asistenta, ktorý stojí pri vchode do môjho systému a nikdy nič neodhodí.

Keď mu niečo pošlem, prebehne nasledujúci proces:

1. Zachytenie – prijme text, fotku, PDF, hlasovku alebo odkaz. Formát nehrá rolu.

2. Pochopenie – prečíta/počúva/pozrie, čo tam je:

hlasovku prepíše (Whisper),
fotku analyzuje (GPT-4o Vision – prečíta aj text a rukopis na obrázku),
naskenovaný formulár prečíta dvojvrstvovo (textová vrstva + špeciálne čítanie rukopisu cez Gemini).

3. Rozhodnutie a zatriedenie – každý vstup zaradí do jednej z troch kategórií:

NOTE – poznámka / zápis,
TICKET – úloha / follow-up (s termínom),
IDEA – nápad / inšpirácia / odkaz.

4. Exekúcia a potvrdenie – uloží to na správne miesto:

do Google Drive (ľudsky čitateľný archív podľa typu),
založí HubSpot ticket (operačný front na follow-up),
a napíše mi potvrdenie do Telegramu.

Celý čas mi ViKi odpovedá ľudským, kolegiálnym tónom. Nie je to „systém", je to spolupracovník.

Kapitola 4 – Riadiace princípy

Možno najdôležitejšia časť. Pretože nie každý AI to robí správne.

Princíp č. 1: Nič sa nestratí. Ak si je ViKi neistá, radšej uloží záznam ako NOTE, než aby ho ignorovala. Aj pri chybe systému – keď príde nevalidná odpoveď – sa obsah zachráni do poznámky. Vyraďovanie informácií nie je v systéme prípustné.

Princíp č. 2: Rukou písaný text má prednosť. Pri naskenovaných formulároch sa spracúvajú dve vrstvy: predtlačený text (príprava, odhady) a rukopis zo stretnutia (fakty). Rukopis vždy prebíja predtlač. Ak rukopis mlčí a údaj by sa musel vymyslieť, systém to nespraví – označí ho ako „NEOVERENÉ" a radšej sa ma opýta.

Princíp č. 3: Žiadne vymýšľanie. AI má prísny zákaz dopĺňať čísla, mená, firmy či sumy, ktoré v podklade nie sú. Radšej prázdne políčko ako pekný výmysel. Toto je zásadné pre biznisový kontext, kde presnosť rozhoduje.

Kapitola 5 – Prečo práve leto?

Leto je pre mňa vždy čas na spomalenie a upratanie. Nie je to len o fyzickom pracovnom stole, ale o celkovom systéme práce.

Tento rok som si uvedomil, že som dlhé roky investoval do organizácie (štruktúry, priečinky, tagy) – ale málo do samotného zachytenia. A práve tam sa strácala najviac energie.

Vybudovaním ViKi som tento problém vyriešil na úrovni princípu, nie na úrovni disciplíny. Pretože spoľahnúť sa na pamäť či na „určite si na to spomeniem" nie je stratégia – je to riziko.

Záver

Túto infografiku a celý systém som sa rozhodol zdieľať ako HINT a inšpiráciu. Nechcem, aby sme všetci mali rovnaký stack alebo rovnakého agenta – každý systém si musí sadnúť na človeka, ktorý v ňom žije.

Cieľom je ukázať, že sa to dá. Že s dnešnými nástrojmi (n8n, OpenAI, Gemini, HubSpot) si môže človek postaviť poriadok, ktorý drží sám, a vrátiť si čas na to podstatné.

Popremýšľajte nad jednou otázkou:

Aká je vaša najväčšia „čierna diera" v zachytávaní informácií?

Ak vás zaujíma, ako to celé funguje v praxi, alebo si chcete poradiť s vlastným systémom – ozvite sa. Rád sa porozprávam.

Martin Petrík, MBA
ex-CEO | mentor | biznis konzultant
www.53k.sk