Time management (čistá hlava)
Moje prvé zoznámenie s metódou GTD (Getting Things Done) bolo niekde na prelome rokov 2009/2010. Prvé informácie som mal z internetu, následne som si kúpil knihu. Počas tohto obdobia som absolvoval niekoľko kurzov zameraných na túto tematiku.
Počas obdobia používania tejto metódy time managementu sa vyvíjali technológie, ktoré som postupne zapájal do môjho workflow, ale princípy zostali rovnaké. Workshop ako to celé nastaviť?
Ako vstupnú schránku používam mobil, počítač, mail, fyzický „INBOX“ jeden v práci jeden doma. Každý mail, pracovný aj súkromný, mi skonči v jednej schránke v mailboxe Gmail. Význam je ten, že Gmail mám integrovaný v mojom mobile a obsahuje rozšírenia, ktoré podporujú systém kde spracovávam následne kroky workflow aplikácia GQueues. Veľmi dôležité pre mňa je aj úzke prepojenie Gmailu a Google kalendára, ktorý mám vo finále iba jeden. V kalendári mám integrované všetky kalendáre (pracovný, súkromný, športový, …), ktoré v prípade prehľadnosti je možné vypnúť. Pre mňa nenahraditeľná služba je zdieľanie a správa kalendárov, kde môžem zdieľať kalendár s mojou rodinou a správu môžem zveriť mimo mňa aj mojej asistentke.
Prvý krok – Zachytenie
Moju mailovú schránku sa snažím udržiavať na úrovni nula. Princíp je jednoduchý, s mailom vždy urobím jeden s troch úkonov.
- Zmazať – spam, nepotrebná informácia
- Spracovať – ak to trvá menej než dve minúty
- Vytvoriť úlohu (GTD to nazýva záležitosťou) rozšírenie Gmailu mi umožní vytvoriť úlohu v mojej špeciálnej aplikácii GQueues a následne ho archivujem
Do môjho fyzického „INBOXu“ spadá všetka papierová korešpondencia, bankové výpisy, zápisy z porád, zmluvy, vizitky, reklamné materiály… Na pracovných cestách používam jednoduchý zakladač, ktorý v práci prekladám do INBOXu. Princíp práce je veľmi podobný práci s mailovou schránkou.
- Vyhodiť – nepotrebná reklama
- Spracovať – ak to trvá menej než dve minúty, následne ak je to potrebné uloženie do fyzického archívu (používam spoločný pre pracovné aj súkromné záležitosti)
- Vytvoriť úlohu daný dokument sa skenuje (fyzický scanner, prípadne app na skenovanie v mobile), samotný scan dokumentu mi príde do mailu a ak je to potrebné nasleduje uloženie do fyzického archívu
Príklad vytvorenia úlohy z mailu:
Pri vytváraní úlohy z mailu je možné okrem štandardných parametrov nastaviť dátum a priradenie rýchleho tagovania (toto je mimo koncept GTD, v mojom systéme to občas používam).
Môžeme samozrejme úlohu zaradiť priamo do jedného zo zoznamov, ja v 90% používam možnosť Inbox a až následne riešim čo s tým treba urobiť.
Udalosti do kalendára sa dostávajú z troch úrovní.
- Automatická – priamo z Gmailu (toto využívam v minimálnom množstve), z aplikácie GQueues (prevažná časť), pravidelne sa opakujúce udalosti (porady, športová aktivita, hodiny angličtiny, …)
- Priame zadávanie – priame vytvorenie termínu stretnutia mnou, alebo mojou asistentkou
- Zdieľanie – zdieľanie kalendárov z inými osobami (manželka, deti, …)
Príklad ako vyzerá týždenný kalendár:
Kalendár predstavuje pre mňa nultú úroveň perspektívy, GTD to nazýva úroveň terénu. Je to mapa podľa ktorej sa orientujem v spleti termínov úloh, stretnutí a povinností. Prepojenie webovej aplikácie Gmailu s aplikáciou na mobile mi poskytuje istotu, že nemusím neustále kontrolovať svoj denný rozvrh. Mobil mi sám pripomína v predom nadefinovanom predstihu kde mám byť a čo mám robiť. Na počítači mám vždy týždenný prehľad vrátane soboty a nedele (iný rozsah sa mi neosvedčil). Na jednom mieste mám zobrazené pracovné aj osobné povinnosti. Snažím sa neoddeľovať tieto povinnosti, ale brať ich ako komplexnú záležitosť. V piatok si vždy prezerám program nasledujúceho týždňa a mesiaca.
Príklad ako vyzerá môj pohľad v kalendári na mobile:
Podstatnou súčasťou celého spracovania workflow je aplikácia GQueues. Na začiatku som pracoval s niekoľkými aplikáciami naraz, ktoré mi umožňovali pokryť celé spektrum GTD workflow. Nebolo to pohodlné, ale mal som dôveru vo svoj systém a to my umožňovalo pracovať bez stresu a efektívne. Aplikácia GQueues integrovala všetky zvyšné kroky workflow, dokonca mi umožnila napĺňať INBOX schránku nápadmi všade tam, kde som sa ocitol. Dôvodom je, že okrem webového rozhrania aplikácie existuje aj aplikácia na mobil. Nápady môžem zaznamenávať ako text, zvuk (automaticky sa prepisuje hovorené slovo na text), fotografiu, scan (app na mobile).
Príklad vytvorenia úlohy(záležitosti) v mobilnej aplikácii GQueues:
Ako som predstavil v úvode tejto kapitoly, všetky INBOXy doplávajú do jedného Inboxu v aplikácii GQueues.
Druhý a tretí krok – Ujasnenie, Usporiadanie
V tomto momente sa mierne odkláňam od workflow GTD, nakoľko tieto kroky vykonávam súčasne. Počas mojej práce s GTD som sa naučil najskôr rozhodnúť či je úloha realizovateľná, ak áno rozhodnúť o najbližšom kroku, zadefinovanie si požadovaného výsledku a zaradenie do správneho priečinku v systéme (v GTD je to nazvané zoznam).
Ak je úloha nerealizovateľná, zaradím ju do jedného z dvoch priečinkov, prípadne ju zmažem.
Someday/Maybe – priečinok (zoznam) kde putujú úlohy, aktivity, ktoré sú momentálne nerealizovateľné, ale niekedy v budúcnosti by som sa k nim chcel vrátiť (knihy, filmy, miesta ktoré chcem navštíviť, kurzy ktoré by som chcel absolvovať, aktivity s deťmi, …). Počas týždenného hodnotenia ich prehodnocujem, či sa niektoré nedajú aktivovať prípadne zmazať.
Archivácia – digitálna archivácia
Mazanie – úloha, ktorá je nezmyselná
Projekt – ak si úloha na realizáciu vyžaduje viac ako jeden ďalší krok, vytvorím z nej projekt a definujem finálnu podobu výsledku a najbližší ďalší krok.
Kalendár – ak si to ďalší krok žiada, definujem presný časový horizont riešenia, pripomenutia (deň, čas, trvanie)
WF(waiting for) – úlohy ktoré delegujem na niekoho iného (kolegovia, priatelia, deti, manželka … ), ale aj úlohy ktoré sú dočasne na strane tretích strán (dodávatelia, odberatelia, …). V aplikácii GQueues ich tagujem značkou WF a následne mi aplikácia umožní pohľad na všetky úlohy WF (kde čakám na krok niekoho iného)
Kontext – pri každom definovaní nasledujúceho kroku určujem kontext (call, office, home, person). V aplikácii ich tagujem a následne vidím nasledujúce kroky všetkých úloh podľa kontextu, čo mi umožňuje rozhodovanie, ktorú úlohu, nasledujúci krok riešiť (na základe miesta, vybavenia, ktoré osoby sú k dispozícii, ..)
Checklists – mimo workflow GTD mám zavedené v aplikácii GQueues, zadefinované štandardy pri opakujúcich sa úkonoch (proces kontroly pri týždennom hodnotení, proces pri hodnotení zamestnanca, … ), nelogicky sa tu nachádza aj nákupný zoznam (počas mojej práce s GTD doplával práve sem)
Pracovať v týchto dvoch krokoch workflow GTD (Ujasnenie, Usporiadanie) v aplikácii je veľmi pohodlné mimo iného aj vďaka technológii drag and drop (jednoduché presúvanie).
Príklad plochy z GQueses:
Štvrtý krok – Kontrola (v GTD Premyslenie)
Tento krok realizujem vždy v piatok a v kalendári mám na neho vyhradený presne určený čas, do ktorého mi nikto nevstupuje. V mimoriadnych prípadoch (dovolenka, služobná cesta, …) tento krok presúvam na nedeľu večer. V každom prípade sa snažím o kontrolu a hodnotenie na záver týždňa. Mám zoznam week review, ktoré obsahuje desatoro. Ako každé správne desatoro má jedenásť bodov a to jedenáste je veľmi dôležité. A to pripomínať si každý týždeň že hlavu máme na vytváranie kreatívnych a odvážnych plánov.
„Vašu myseľ používajte na premýšľanie o veciach, nie na to, aby ste na ne neustále mysleli“
David Allen
Príklad môjho kontrolného zoznamu týždenného hodnotenia:
Piaty krok – DO IT (Zapojenie – samotná realizácia)
Aby táto metóda mala význam, je dôležitý samozrejme piaty krok a to samotné riešenie Nasledujúcich krokov a tým aj riešenie Úloh a Projektov. Zároveň treba poznamenať, že toto predstavuje najľahšiu časť tohto systému (pre mňa určite). Riadim sa mojim kalendárom, kde mi automaticky padajú mnohé Nasledujúce kroky z Úloh a Projektov. Ak mám v kalendári okno venujem sa Nasledujúcim krokom (Next Steps) na princípe kontextu, času a priority.
Ak si tento systém osvojíte, stane sa jednoduchým nástrojom správy Vášho time managementu. Mne prináša dobré výsledky už niekoľko rokov. E=mc² 🙂